[비즈니스 TIP] 이메일 예절에 대해서 알아보기

[비즈니스 TIP] 비즈니스 이메일 예절에 대해서 알아보기

지난 유레인의 지식메모 시간에는 명함 매너에 대해서 알아보았습니다. 오프라인 매너에 대해서 알아보았다면 이제 온라인 매너에 관해서도 알아보아야 겠죠? 이번 시간에는 Business E-Mail 매너에 대해서 알려드리고자 합니다. 출근과 동시에 진행되는 E-Mail 확인, 성의없고 부정확한 메일은 짜증을 유발하게 하죠. 우리가 하찮게 생각하는 이러한 것들에도 사업의 성공을 좌지우지할 만큼의 중요한 에티켓이 존재합니다. 그럼 지금부터 직장예절의 기본, 이메일 매너에 대해서 소개합니다.

1. 제목은 내용을 압축해서

하루에도 수십통씩 Mail이 쏟아지는 실무자의 입장에서 제목을 통해 직관적으로 내용을 파악할 수 없다는 것은 하나의 재앙입니다. 이것은 당사자에게 일일이 메일함을 뒤져야하는 수고로움을 동반하는 고통을 선사합니다. 따라서 필요한 내용을 바로 찾을 수 있도록 제목에 내용을 압축해주는 것이 바람직합니다. 이를테면 긴급건의 경우의 [긴급]이라는 머리말을 달아 먼저 처리를 요구하는 것이 좋습니다. 또한 확인 요청 건인 경우 [확인 요청]이라는 머리말을 달아주시는게 좋습니다. 이외에도 [업무 협조],[결재 요청] 등 다양하게 활용할 수 있습니다. 또한 필요 없는 장문는 실무자의 편두통과 변비를 유발함으로 되도록 본문은 간략하고 정확하게 작성하는 것이 요령이라고 할 수 있습니다.

2. 수신자 설정은 정확하게 확인해서

만약 바쁘게 업무를 처리하다가 엉뚱하게 날아온 Mail을 수신하게 된다면 얼마나 피곤해지겠습니까? 직접 받아야 하는 위치, 참조로 함께 받아야 하는 위치 등 업무 관련도와 해당 프로젝트의 조직도에 따라서 수신자 설정을 정확하게 지정하고 발송전 다시 한번 꼼꼼하게 확인하는 습관을 가지도록 합시다. 엉뚱한 사람에게 잘못된 전송을 Mail 뿐만 아니라 자신의 부정적 이미지 또한 함께 전송한다는 것을 상기하도록 합시다. 

3. 발신자의 정보를 나타내는 서명은 센스

전달 후 상대방에게 연락해야 할 업무가 추가로 발생하는 경우가 비일비재 합니다. 그러나 만약 상대방의 연락처나 직책을 모른다면 막막하겠죠? 따라서 Email을 발송할 때는 소속과 직함, 연라처를 내포하고 있는 서명을 추가해주는 것이 좋습니다. 요즘 시스템은 서명기능을 따로 두고 있는 경우가 있어 이를 활용한다면 자동으로 mail 발송시 서명이 첨부됨으로 편리하게 이용하실 수 있습니다.

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앞서 알아보았던 명함 매너가 오프라인 업무의 기본이라면 Email 매너는 온라인 업무의 기본이라고 할 수 있습니다. 위에서 언급한 내용 이외에도 맞춤법 지키기, 첨부파일 확인하기 등 사소해 보이는 부분들도 신경을 써주셔야 합니다. 오늘 배운 바람직한 Email 매너를 바탕으로 상대방에게 긍정적인 이미지를 심어줄 수 있는 기회를 가지도록 합시다.