[비즈니스 TIP] 전화 예절에 대해서 알아보기

[비즈니스 TIP] 전화 예절에 대해서 알아보기

항상 유용하고 도움되는 정보를 제공하는 유레인의 지식메모 입니다. 명함, 이메일에 이어서 직장인 매너 시리즈가 돌아왔습니다. 이번 시간에는 간단하지만 실수하기 쉬운 통화 매너에 대해서 알려드리도록 하겠습니다. 많은 사회 초년생들이 취직 후 업무를 하면서 은근히 신경 쓰이는 부분이 바로 업무 관련 통화 부분이실거라 생각합니다. 아무래도 상대방이 눈 앞에 바로 보이지 않기 때문에 생기는 문제일텐데요. 울려되는 통화 연결음에 따라서 괜히 마음도 두근두근 하실거라 생각합니다. 이번 포스팅을 통해서 기본적인 업무 통화 매너에 대해서 숙지해보도록 합시다. 

1. 통화 매너의 중요성

통화는 사실 미팅만큼이나 중요하다고 할 수 있습니다. 상대방의 얼굴이 보이지는 않지만 목소리를 통해서 간접적으로 대면하는 것을 의미합니다. 따라서 아무리 짧은 통화라고 하더라도 그 내용과 질에 따라서 나 뿐만 아니라 내가 속해 있는 회사의 전체적인 이미지가 평가될 수 있다는 것을 명심하셔야 합니다.

2. 항상 신속하게

그렇다면 과연 상대방에서 몇번의 연결음이 들렸을 때 통화를 받는 것이 가장 이상적일까요? 정답은 2번 이상 울리기 전에 받는 것입니다. 업무가 관련된 통화는 신속하게 처리하는 것이 효율성 뿐만 아니라 신뢰성 구축에도 좋은 이미지를 남길 수 있습니다. 받는 즉시 'OOO회사의 OOO부 OOO사원입니다.' 라고 바로 신원을 밝히는 것도 중요합니다. 또한 상대방의 용무는 듣는 즉시 메모를 하고 즉답할 수 없는 내용은 언제까지 다시 연락드리겠다고 양해를 구하고, 상대방이 통화를 끊으면 종료하는 것이 통화 매너의 기본입니다.

3. 숙련된 통화 연결원처럼

통화 중 다른 부서에 업무가 있는 상대방이라면 먼저 해당 직원과 직통할 수 있는 연락처를 알려드리는게 우선입니다. 이는 연결도중 끊어지는 경우를 대비하는 방안 입니다. 그리고 통화를 넘기기전에 다시 한번 더 확인하는 습관을 키우시는 것도 좋은 방법입니다. 세심한 친절이 회사의 신뢰도를 높일 수 있는 길이 될 수 있다는 것을 놓치지 마시기 바랍니다.

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간략하게 몇가지 업무 통화 예절에 대해서 알아보았습니다. 아마 처음에는 많이 당황하시고 실수도 많겠지만 상대방의 입장에서 생각하고 먼저 배려하는 습관을 키우신다면, 자신은 물론 회사까지도 좋은 이미지를 남기실 수 있으리라 생각됩니다.